Bedrijfsvoering

In hoofdstuk 4.6 van de programmarekening is de rechtmatigheidsverantwoording over 2025 opgenomen. In dit hoofdstuk wordt deze verantwoording nader toegelicht. De rechtmatigheid is beoordeeld aan de hand van drie criteria:

1. Begrotingscriterium
2. Voorwaardencriterium
3. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium

Hieronder wordt per criterium benoemd wat de bevindingen over het jaar 2025 zijn en wordt stilgestaan bij verbetermaatregelen om de rechtmatigheid op dat onderdeel te verbeteren.
Bij bevindingen op het gebied van rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onduidelijkheden. Van een fout is sprake wanneer niet rechtmatig is gehandeld. Van een onduidelijkheid is sprake als niet met zekerheid kan worden gesteld of er rechtmatig gehandeld is, maar er ook geen zekerheid is dat dat niet het geval is. Dit komt vooral voor binnen het voorwaardencriterium, bijvoorbeeld doordat complexe wet- en regelgeving rondom aanbestedingen op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden.

Voor het oordeel over de rechtmatigheid, worden fouten en onduidelijkheden bij elkaar opgeteld. Dit totaal wordt afgezet tegen de verantwoordingsgrens van 2% van de lasten, wat in deze programmarekening gelijk is aan € 70,6 mln. Het totaal aan fouten en onduidelijkheden telt op tot € 38,1 mln. en blijft daarmee onder de verantwoordingsgrens.

1. Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium draait om de vraag of is gehandeld binnen de budgettaire kaders die door de gemeenteraad gesteld zijn. Hierbij geldt dat elke overschrijding van de lasten of investeringskredieten op programmaniveau als onrechtmatig wordt beschouwd, evenals elke reservemutatie die niet is begroot. Bij begrotingsonrechtmatigheden wordt onderscheid gemaakt tussen acceptabele onrechtmatigheden en onacceptabele onrechtmatigheden. Een onrechtmatigheid is acceptabel als deze voldoet aan minimaal één van de criteria die zijn opgenomen in artikel 5:15, lid 7, van de financiële verordening.

In 2025 is er voor € 13,5 mln. aan begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Dit betreffen allemaal overschrijdingen van de lasten op programmaniveau. In onderstaande tabel zijn de onrechtmatigheden per programma opgenomen:

De volledige onrechtmatigheid van € 13,5 mln. is acceptabel op grond van de volgende criteria uit de verordening:

• De afwijking is toegelicht in de najaarsnota. Dit geldt voor de overschrijding door het aanvullen van de voorziening voor wethouderpensioenen (programma 2: college en bestuur) en de overschrijding door hogere kosten voor inburgering (programma 7: werk en inkomen).
• De afwijking komt tot stand door lasten die worden gedekt door direct gerelateerde baten. Dit geldt voor de overschrijding bij sportaccommodaties (programma 10: sport) en voor de overschrijding op projecten voor verkeer en openbaar vervoer (programma 12: mobiliteit).
• De afwijking past binnen het geaccordeerde beleid en is kleiner dan de rapporteringsgrens. Dit geldt voor de overschrijding op het programma financiën.

Verbetermaatregelen begrotingscriterium
In 2024 is gestart met een aantal verbetermaatregelen om begrotingsonrechtmatigheden te minimaliseren. De belangrijkste maatregelen zijn het versterken van de interne gesprekscyclus en de introductie van de najaarsnota, die in 2025 voor het eerst is opgesteld. Eén van de doelen van deze najaarsnota was om begrotingsonrechtmatigheden te voorkomen met een technische, neutrale, begrotingswijziging. In vergelijking met 2024 is het bedrag aan begrotingsonrechtmatigheden afgenomen van € 18 mln. naar € 13,5 mln. Daarmee is sprake van een verbetering. Daarnaast zijn twee onrechtmatigheden aangekondigd in de najaarsnota. Daarmee zijn deze niet voorkomen, maar wel gemeld (in lijn met de financiële verordening), waardoor deze ook als acceptabel worden aangemerkt.

Tegelijkertijd blijkt, met de kennis van nu, dat een deel van de begrotingsonrechtmatigheden waarover nu verantwoording wordt afgelegd voorkomen had kunnen worden. Dit inzicht maakt het mogelijk om gerichte maatregelen te nemen. Daarmee kunnen de lessen uit de rechtmatigheidsverantwoording bijdragen aan het voorkomen van toekomstige onrechtmatigheden. Op deze manier is de verwachting dat met de reeds ingezette verbetermaatregelen, aangevuld met de opgedane ervaringen uit deze verantwoording, in 2026 opnieuw een zichtbare verbetering kan worden gerealiseerd. Daarbij geldt dat er altijd sprake is van een bepaalde mate van onvoorspelbaarheid, waardoor het niet realistisch is om te verwachten dat begrotingsonrechtmatigheden in alle omstandigheden volledig voorkomen kunnen worden. Het streven is om deze zoveel mogelijk te beperken.

2. Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium draait om de vraag of uitgaven plaatsvinden binnen de geldende wet- en regelgeving. Het meest impactvolle onderdeel binnen dit criterium is de controle op de naleving van de aanbestedingsregels. In totaal is op dit onderdeel voor € 19,2 mln. aan fouten en voor € 2,1 mln. aan onduidelijkheden geconstateerd. Omdat een deel van de controle steekproefsgewijs plaatsvindt, worden bevindingen geprojecteerd op het deel van de inkopen dat niet gecontroleerd is. Inclusief deze projectie komt de totale bevinding uit op € 24,6 mln. Aanvullend op deze bevinding is er een fout van € 0,1 mln. geconstateerd in de verstrekking van subsidies en sociale uitkeringen. Daarmee komt de totale bevinding binnen het voorwaardencriterium uit op € 24,7 mln. Hieronder worden de bevindingen binnen de controle van de aanbestedingen geclusterd toegelicht.

Inkoop kantoorapparatuur                         € 4,4 mln.
In 2024 is de maximale waarde van het contract voor de inkoop van kantoorapparatuur overschreden. Dit is ook toegelicht in de programmarekening 2024. In 2025 is er een nieuwe aanbesteding doorlopen, maar door bezwaar vanuit marktpartijen heeft deze aanbesteding vertraging opgelopen. Hierdoor is de inkoop het grootste deel van 2025 nog via het oude contract gelopen, met een onrechtmatigheid van € 4,4 mln. tot gevolg. Inmiddels is een nieuw contract afgesloten, waardoor inkoop van kantoorapparatuur in 2026 weer rechtmatig verloopt.

Werkzaamheden openbare ruimte                     € 6,9 mln.
Bij drie verschillende projecten in de openbare ruimte zijn onrechtmatigheden geconstateerd in de naleving van de aanbestedingsregels. Het gaat om de werkzaamheden aan de Duinstraat. Hier was sprake van meerwerk, waardoor de waarde waarvoor was aanbesteed is overschreden. Daarnaast zijn er schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd die niet zijn aanbesteed, maar gezien de financiële omvang wel aanbesteed hadden moeten worden. Het gaat hierbij om werkzaamheden in het centrum en in Scheveningen die in het weekend hebben plaatsgevonden. Tot slot zijn de kosten voor het beheer en onderhoud van parkeerautomaten hoger geweest dan de contractwaarde.

Raamovereenkomst externe inhuur                     € 6,6 mln.
Met betrekking tot raamovereenkomsten die zijn afgesloten voor de inzet van externe inhuur is in totaal voor € 6,6 mln. aan onrechtmatigheden geconstateerd. Het grootste deel hiervan (€ 5,4 mln.) heeft betrekking op twee raamovereenkomsten voor de inzet van IT-ers, waarbij de maximale waarde is overschreden. Deze overschrijdingen zijn in eerdere jaren al ontstaan en de contracten zijn inmiddels ook opnieuw aanbesteed. De onrechtmatigheden vormen nog een na-ijleffect vanuit de oudere contracten.

Om binnen een raamovereenkomst tot de selectie van een kandidaat voor externe inhuur te komen wordt er een zogeheten ‘minicompetitie’ georganiseerd. Hierbij mogen alle partijen binnen de raamovereenkomst een aanbieding doen, op basis waarvan de gemeente vervolgens de meest geschikte kandidaat kan selecteren. In een aantal gevallen is geconstateerd dat deze minicompetities niet, of niet op de juiste manier, hebben plaatsgevonden. Dit heeft een onrechtmatigheid van € 1,2 mln. tot gevolg.

Overige onrechtmatigheden                        € 1,3 mln.
Tot slot zijn er een aantal kleinere onrechtmatigheden die niet binnen één van de voornoemde categorieën vallen. Deze tellen gezamenlijk op tot een onrechtmatigheid van € 1,3 mln.

Onduidelijkheden                           € 2,1 mln.
Naast de hierboven beschreven onrechtmatigheden is er voor € 2,1 mln. aan onduidelijkheden geconstateerd. Het gaat hierbij met name om kosten die niet gekoppeld zijn aan contracten, waardoor ook niet duidelijk is of deze binnen de scope van een bepaalde overeenkomst vallen en dus rechtmatig zijn, of dat dit niet het geval is.

Verbetermaatregelen binnen het inkoopproces
De ontwikkeling van een rechtmatige en doelmatige inkooporganisatie is een continu proces dat blijvende aandacht vraagt. Waar in eerdere jaren vooral is geïnvesteerd in procesinrichting en systemen, is in 2025 ook nadrukkelijk ingezet op naleving, organisatiecultuur en bewustwording binnen de lijn. De combinatie van sterke processen en systemen met aandacht voor kennis en gedrag vormt de basis voor een structurele borging van rechtmatigheid.

De reeds doorgevoerde verbetermaatregelen – zoals verbeterde registratie van contracten, opzetten van een aanbestedingskalender, gebruik van inkooporders en instellen van signaleringen – maakt het mogelijk om gerichter te sturen. In 2025 is gewerkt aan verdere versterking van inzicht en monitoring. Er zijn extra signaleringen bijgekomen voor het bewaken van de looptijden en maximale contractwaarde. Ook is een verplicht gebruik van inkooporders voor uitgaven boven de € 1.000 verder aangescherpt, ook richting leveranciers.

Momenteel worden de mogelijkheden onderzocht voor een verdere uitbreiding van de spendrapportage op basis van uitgaven over vier jaar in plaats van één jaar. Nu kan dit alleen op leveranciersniveau. Het doel hiervan is om repeterende uitgaven en risico’s tijdig te kunnen duiden. Daarnaast zijn de werkwijzen rond prestatieverklaringen aangescherpt en is het Handboek Prestatieverklaring geactualiseerd. Verder zijn de voorbereidingen voor de implementatie van een centraal contractmanagementsysteem gestart. Dit systeem zorgt voor uniforme contractregistratie en ondersteunt professioneel contractmanagement voor de hele organisatie. Meer specifiek maakt het de samenhang tussen contracten onder raamovereenkomsten inzichtelijker, wat het sturen op maximale contractwaarden bevordert. Ook verbetert dit systeem de archivering van cruciale documenten, bijvoorbeeld met betrekking tot verlengingen en indexaties.

Ook bij het inkopen van externe inhuur onder raamovereenkomst zijn verdere verbeteringen doorgevoerd. Waar eerder is ingezet op maatregelen die gericht waren op het tegengaan van overschrijdingen van de maximale contractwaarde, is in 2025 gestart met het verder aanscherpen van interne processen en werkwijzen. De bevindingen van GAD (gerapporteerd in de Boardletter 2025) hebben hiervoor verbetermogelijkheden blootgelegd. Binnen dit verbetertraject trekken verschillende betrokken afdelingen gezamenlijk op, waardoor brede expertise wordt benut. Dit heeft al geleid tot aanpassing van de werkwijze omtrent het opstellen en ondertekenen van inhuurovereenkomsten.

Het vergroten van kennis en bewustzijn in de organisatie blijft van groot belang. Rechtmatig inkopen is een gedeelde inspanning. Daarom is geïnvesteerd in opleidingen en ondersteuning: een verplichte e-learning voor het aanmaken van bestelaanvragen, een basistraining contractmanagement in relatie tot de Haagse standaard voor contractmanagement en de workshop ‘Inkopen is een vak’. Dit draagt bij aan uniforme toepassing van processen en helpt bij beter begrip van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen dit proces.

De doorontwikkeling van het inkoopproces is een meerjarig traject. Door verbeteringen ontstaat meer inzicht, wat vaak ook weer nieuw verbeterpotentieel blootlegt. Aanbestedingen kennen lange doorlooptijden en contracten zijn vaak meerjarig, waardoor effecten geleidelijk zichtbaar worden. De komende periode is er daarom nog een verhoogd risico op onrechtmatigheden. Door verbeterde monitoring, sterkere proceskwaliteit en groeiende aandacht voor naleving en eigenaarschap blijft de gemeente stappen zetten richting een stabiele en toekomstbestendige borging van rechtmatig én doelmatig inkopen.

3. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Het misbruik- on oneigenlijk gebruik (M&O) criterium draait om de vraag of er voldoende maatregelen zijn getroffen om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van gemeentelijke voorzieningen. Dit wordt beoordeeld aan de hand van diverse interne onderzoeken, waarbij bijvoorbeeld werkprocessen worden doorgelicht en beoordeeld op de toereikendheid van ‘checks and balances’ om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik te minimaliseren. In 2025 zijn er geen bevindingen over dit criterium geconstateerd.

Wel is bij de controle van de sisa-regeling Wet inburgering naar voren gekomen dat er binnen de gemeente geen M&O-beleid is dat is toegespitst op deze wet. Op basis van de regels rondom deze specifieke uitkering is dit wel een vereiste. Op dit moment wordt onderzocht wat de meest passende manier is om hier invulling aan te geven.